Mitros selecteert op meerwaarde

Mitros zocht een partner met de beste oplossing voor de grootschalige renovatie van alle Intervam 10-hoog flats van Mitros in Overvecht.
Met sterke focus op het grootschalig uitrollen van meest slimme en herhaalbaar concept voor de schil en woningen leidde “Selecteren op Meerwaarde” tot een intensiever, maar ook efficiënter voortraject, en legde de basis voor een hechte partnerschap.

 

Grotere en complexere opgaves vragen een andere aanpak

Mitros staat als vele andere woningcorporatie voor grote en vaak complexe opgaven gepaard gaand met grote investeringen. Grote delen van de voorraad moeten kwalitatief en energetisch sterk verbeterd worden. Ook is er vraag naar ‘circulaire’, aardgasloze en CO2-neutrale oplossingen voor het vastgoed, en oplossingen voor leefbare en aantrekkelijke omgeving.

Procesmatig zijn er verschillende ambities, zoals:

• meer individuele vraagsturing voor bewoners
• meer betrokkenheid van bewoners
• verhoogde efficiëntie in de realisatie.

De grotere opgaven biedt aanbiedende partijen kansen voor hogere efficiëntie en betere terugverdienmogelijkheden. De vernieuwende vraag stelt aanbiedende partijen in staat meer innovatie te laten zien, en nieuwe concepten te ontwikkelen.

Aanbiedende partijen krijgen daarbij ook meer verantwoordelijkheden bij de doorvertaling van corporatiebeleid naar bewoners, gemeente en andere belanghebbers in de wijk.

Kortom, het is dus steeds meer van belang om de juiste partner te selecteren die de juiste meerwaarde biedt op alle aspecten en ambities, gelijkwaardig is, en een oplossing biedt die de gestelde opgave beantwoordt en zo mogelijk overtreft.

 

Wat is selecteren op meerwaarde

Door de methode wordt zichtbaar hoe (beoogde) partners omgaan met innoveren, leren en verbeteren, en financiële efficiëntie laten renderen. Om dit te bereiken krijgen de inschrijvers vooral zelf de lead. Mitros kon daardoor daadwerkelijk beproeven hoe partners met hun nieuwe rol omgaan.

Op zich vergde het niet veel meer werk van inschrijvers, maar wel in kortere tijd en met een hogere mate van zelforganisatie dan men gewend was. Waarbij inschrijvers in het verleden konden leunen op een voorschrijvende en leidende opdrachtgever is dat nu niet zo.

Van pitch naar preselectie

Bij Mitros startte de selectie op meerwaarde met het neerzetten van de opgave aan meer dan tien potentiële partners om zich te kwalificeren in de preselectie.

Potentiële partners die kenbaar maakten mee te willen doen kregen een compleet projectdossier ter beschikking met alle mogelijke informatie over de opgave. Daarmee ging men in enkele weken aan de slag en maakte een eigen visie op de opgave en een eigen plan hoe men zelf de opgave zou aanpakken met eigen concept en kennis. Daarnaast werd ook gekeken naar bedrijfsgegevens en financiële benchmark gegevens op basis van Activity Based Costing (ABC).

De drie partijen die voor een brede selectiecommissie van Mitros het beste scoorden op alle gestelde criteria staan daardoor zeer goed voorbereid aan de startlijn van de direct aansluitende selectiefase.

Pressure cooker met partners in the lead

Na de preselectie volgde de selectiefase waarin de drie kandidaten diverse ‘pressure cooker’ sessies in een ‘mini-bouwteam’ hun visie en plan van aanpak moesten uitwerken in een presentabel concept inclusief architectuur en stedebouw, nieuwe portiektoegangen en betere toegankelijkheid, technische oplossingen voor de gevel, nieuwe indeling en inrichting van woningen, keuzeopties voor bewoners, bewonersproces, logistiek proces etc.
Op energetisch vlak moest een oplossing ontwikkeld worden die anticipeert op ‘NOM-ready’ en aardgasloze woningen, dat wil zeggen elektrisch koken en stadsverwarming die op termijn volledig duurzaam opgewekt gaat worden. Er werden daartoe ook gesprekken aangegaan met de energiemaatschappij.
De sessies werden volledig voorbereid en geleid door de kandidaat partners.

Uiteindelijk werd afgesloten met een presentatie door de kandidaat partners wederom aan de brede selectiecommissie van Mitros, en was er consultatie met bewoners, zodat een gebalanceerde afweging en keuze kon worden gemaakt voor een winnaar.

Zo ontstond een heldere indruk over en weer hoe men samen zou kunnen gaan werken. Er ontstond ook een compleet beeld op de opgave, en konden kandidaat partners hun ideeën en oplossingen toetsen.

Inschrijving en praktijk een wereld van verschil

Gedurende de sessies konden de kandidaat partners hun eerdere indiening technisch, inhoudelijk, sociaal en financieel aanscherpen. Per saldo is duidelijk dat de proposities die eerder in de preselectie zijn gegeven in de selectiefase (fors) anders uit de verf komen.

Een intensievere selectie in twee fases heeft duidelijk zin om de propositie van partijen en antwoorden op vragen echt helder te krijgen. Hierdoor kwam de meerwaarde van partijen beter en direct zichtbaar in beeld.

Partnercontract gericht op leren en continu verbeteren

De contractvorm en de manier van meten van prestaties tijdens de langdurige samenwerking is ingericht op behalen en borgen van de beoogde efficiëntie in het proces en de samenwerking. De verdeling van risico’s en voordelen, opbouw van de begroting en de inkoop zijn volledig transparant opgebouwd. Zodat efficiëntievoordelen helder worden en doorwerken in wederzijdse portemonnees, waardoor de noodzaak tot continu verbeteren ook op langere termijn gevoeld wordt. Hiervoor is een lange termijn partnerovereenkomst opgesteld, en een design-en-build renovatieovereenkomst die specifiek passend wordt gemaakt voor elk opvolgend complex dat aan de beurt is. Hierdoor worden beoogde effecten van schaalgrootte, herhaling en continu verbeteren expliciet gemaakt, en ook berekenbaar en afrekenbaar. De samenwerking wordt zo gericht op continu leren en verbeteren, en elkaar daarin scherp houden, zodat efficiëntie en innovatie daadwerkelijk zullen lonen.