Van 15 naar 2

Door de jaren heen bleek dat SWZ (7.500 VGE) haar cyclische (schilder-) onderhoudswerkzaamheden bij ongeveer 15 verschillende marktpartijen had neergelegd. Enkelen daarvan voerden jaarlijks opdrachten uit, anderen nu en dan.
(heel) Veel SWZ capaciteit was nodig voor het wegzetten en begeleiden van de werkpakketten. Dan kon en moest anders.

Het selectietraject kende verschillende fasen:

1. voorbereiding en interne afstemming binnen SWZ
2. kwaliteitsselectie naar 3 (voorlopige) partners
3. oefen-/proefcyclus van bijna een jaar
4. samenwerkingsovereenkomst voor vijf jaar

De doorlooptijd van de eerste twee stappen bedroeg 3,5 maand.

 

Beleidsvorming en interne afstemmingen

Samen met kernspelers en management van SWZ is een kansen- en knelpuntenanalyse uitgevoerd van de bestaande situatie. Zo zijn interne tijdsbestedingen gekwantificeerd, werkpakketten geclusterd en leveranciersbeoordelingen in samenhang gebracht. En meer.

Analyses vertaalt in ambitie

SWZ zoekt twee en misschien drie beste integraal werkende ketens voor repeterend schilderwerk en aanverwante casco-werkzaamheden. Deze vaste ketens verrichten ook activiteiten die tot recentelijk meer tot het domein van SWZ behoren zoals bewonerscommunicatie meepraten vanuit de MJOB en soms vastgoedstrategie.

 

Doorlopen (selectie)proces

Uitgangspunten

Essentieel daarbij is dat beoogde bedrijven de basisprincipes van ketensamenwerking kunnen en willen onderschrijven en dus op zijn minst de intentie en ambitie dienen te hebben om hier samen met SWZ vergaande ontwikkelstappen te zetten.

Kritische randvoorwaarde in het selectieproces is een zeer concurrerend prijsniveau.  Daartoe wordt de methodiek van Activity Based Costing ingezet voor het ontwikkelen van een prijzenboek nieuwe stijl.

Selectieproces en ABC-prijzenboek

De beoogde samenwerking is langjarig en vergt dus een wel overwogen keuze. SWZ zoekt de twee (wellicht drie) best denkende en integraal werkende ketens voor SWZPO-Schilderwerken. Om dit te bereiken worden er twee lijnen gevolgd:

• Competentieselectie. Na indikken van longlist zullen beoogde partijen (7) zich presenteren. Daarvoor worden door SWZ voor alle betrokkenen partijen voorbereidingssessies georganiseerd. In deze sessie zijn ondermeer de essentiële selectieaspecten besproken, zoals:
  • Innovatiekracht (product/proces)
  • Opvattingen over ketensamenwerking
  • Volwassenheid in langdurige samenwerkingsrelaties (ook met de opdrachtgever)
• Ontwikkeling van een marktconform prijzenboek. Eerst zijn met alle betrokken partijen in tweeënhalve sessie uniforme werkomschrijvingen gezamenlijk gemaakt. Daarna is iedereen gevraagd deze (netto) af te prijzen. Op elke regel is daarna voor zowel de arbeid- als de materiaalcomponent  een percentielberekening (20%) gemaakt, hetgeen kortweg de nieuwe prijs is.

De keuze voor drie partijen om door te gaan naar de ‘oefencylus’ wordt gemaakt door een commissie van ± zes personen, waarbij ook wonen en communicatie deelnemen. Leidend is de inschatting van de commissie op getoonde competenties, maar de beoogde partner moet zich wel committeren aan het nieuwe prijzenboek en t.o.v. daarvan gemiddeld qua eigen prijsniveau niet meer dan 15% marge hebben.

 

Feitelijke optimalisatie in ketensamenwerking

Nadat de selectie is geweest start de zogenaamde oefencyclus. Kernfunctie is daarin neergelegd voor de ontwikkeltafel. Dit is kerngroep met de mensen die het succes maken of breken, vanuit SWZ en de partners.
Zij ontwikkelen in gezamenlijkheid uniform te gebruiken instrumenten en methodieken. Een werkmethodiek onafhankelijk van organisatie en/of persoon en in elk geval voor de volgende fasen:

1. Opstartfase en schouw
2. Inspecties en advies
3. Projectplan en taakstellende begroting

De kern wordt gevormd door de welbekende stappen maar nu ook gekoppeld aan een ABC-begrotingsstructuur.
Absolute randvoorwaarde is dat er per (methode)stap steeds een “go” (deelopdracht) wordt gegeven door SWZ als opdrachtgever; tweede essentiële randvoorwaarde is dat de plannen dermate uniform kunnen worden dat zij overdraagbaar zijn van de ene co-maker naar de andere.

Deze werkgroep heeft de bevoegdheid om middels gekwalificeerd advies voorstellen te doen aan de “directietafel SWZPO-schilderwerken”.

 

Waar staan we nu

Tijdens de oefencyclus is één partij afgevallen.

Na iets meer dan een jaar heeft SWZ  een integrale samenwerkingsovereenkomst afgesloten met twee Onderhoudsbedrijven.
Gezamenlijk ontzorgen zij SWZ in (bijna) al het cyclische (schilder)onderhoudswerk.